Geen tijd / prioriteit?

7 tips om beter met je tijd om te gaan.

Iedereen heeft dezelfde 86.400 seconden in een dag zitten. Maar waarom lijken sommige mensen zich met gemak door veel drukke bezigheden te manoeuvreren en hebben anderen last van stress en lukt het ze maar niet om zaken af te ronden? Hierbij ontvang je 7 tips om beter om te gaan met je tijd.

1. Zeg vaker nee.

De belangrijkste maar vaak ook de moeilijkste tip. Vraag jezelf bij al je activiteiten: Ben jij de enige die dit kan doen? Waarom doet iemand het zelf niet? Past dit wel in jouw plannen/planning? Jij en ook een ander wordt er gelukkiger van als je duidelijk bent, dus ook als je duidelijk ‘nee’ zegt met een reden als iets niet goed voelt. Door af en toe ‘NEE’ te zeggen creëer je ruimte en rust voor zaken die wel passen bij jou en je doelen.

2. Stop met ‘EVEN’.

Kan je dit ‘even’ doen? Hoe vaak heb je je baas of collega dit al horen vragen? Laat ze eerst even duidelijk aangeven hoe lang dat ‘even’ in hun ogen duurt. Vaak hebben mensen geen reëel besef van de tijd die het kost om iets ‘even’ te doen. De vrager denk dat het gevraagde maar 5 tot10 minuten tijd kost, maar in werkelijkheid duurt iedere ‘even’ al snel een half uur (zie ook tip 5). Door de duur van ‘even’ concreet te maken ben je beter in staat om de juiste verwachtingen te managen.

3. Meer DOEN, minder DENKEN.

Je hebt zo veel te doen dat je eerst ‘even’ (zie bovenstaande tip!) rustig moet nadenken wat je nu als eerste zou moeten gaan doen. Vaak ben je met dit ‘nadenken’ en het bepalen van prioriteiten al meer tijd bezig dan je nodig hebt voor één of enkele klusjes op je to-do lijstje. Begin gewoon met wat als belangrijkste aanvoelt. Doen is de beste manier van denken (zie ook dit filmpje).

4. Neem op tijd rust.

Als je (over-)vermoeid bent kan je niet optimaal presteren. Neem daarom op tijd rust. Dat geldt zowel voor een goede nachtrust om weer even helemaal ‘op te laden’, maar ook gedurende de dag. En dat geldt zeker voor kenniswerkers. Veel mensen kunnen zich maar 30 minuten achter elkaar concentreren. Neem na een (deel-)activiteit waar je geconcentreerd aan gewerkt hebt een korte break. Pak een kop koffie of thee, ga even naar het toilet, maak een praatje met een collega of strek gewoon alleen even de benen. Een korte break van 2-5 minuten zal ervoor zorgen dat je je daarna weer met nieuwe energie geconcentreerd aan een nieuwe (deel-)activiteit kan beginnen.

5. Laat je niet afleiden.

Iedere verstoring van een taak waar je geconcentreerd aan moet werken kost je gemiddeld 20 minuten tijd. Een telefoontje, een mailtje, het zijn allemaal afleidingen die veel tijd kosten. Zet je telefoon op stil, zet je mail uit en voorkom andere afleidingen als je geconcentreerd wilt werken.

6. Perfectie bestaat niet!

Vergeet perfectie. Perfectie bestaat in de huidige snelle maatschappij met zijn super snel opvolgende (technologische) ontwikkelingen niet meer. Voordat je iets tot in perfectie hebt uitgewerkt, zijn er weer alweer nieuwe ontwikkelingen die jouw ideeën voorbijgestreefd zijn. Soms is ‘goed’ gewoon al meer dan voldoende.

7. Plan reflectie/evaluatie momenten.

Het klinkt onlogisch om hiervoor tijd te maken, maar het zal je veel tijd opleveren. Door even terug te kijken naar iets wat je gedaan hebt en kritisch reflecteert op wat beter, anders of sneller zou kunnen, zorg je dat je een volgende keer efficiënter werkt en minder tijd nodig hebt.

Heb je zelf ook nog goede tips om beter met je tijd om te gaan en beter prioriteiten te kunnen stellen? Deel ze!